Inloggen Menu
Tips & Tools

Tips & Tools

Wil jij iets organiseren op vrijdag 27 april 2018, dan kan je doorheen je traject rekenen op de steun van Poppunt!

What do you get?

Communicatie

Poppunt zet, met de medewerking van De Standaard en Studio Brussel, een overkoepelende Lokale Helden-campagne op waar alle initiatieven in vermeld worden. De origineelste, gekste, mooiste activiteiten mogen bovendien op een extra duw rekenen in deze communicatie. Ga ver, dan gaan wij nog verder om jouw initiatief onder de aandacht te brengen.

Vind je lokaal talent op vi.be

Ook in de zoektocht naar muzikaal talent staan we je bij: iedereen kan gebruik maken van ons kansenplatform vi.be. Je vindt er een overzicht van Vlaamse en Brusselse muzikanten, bands, dj’s en producers, van beginners tot bijna-pro’s. Je kan er op zoek naar jong talent om de dj-decks op je feest te bemannen, een voorprogramma-act te zoeken, een pop-, rockconcours of dj-contest te organiseren, enz. Zit je lokaal talent nog niet op vi.be, aarzel dan vooral niet om hen de weg te tonen! In het actieplan vind je meer info m.b.t. het concrete gebruik van het platform.

Begeleiding

We stelden een actieplan op dat kan helpen om jouw event te kickstarten en tot een goed einde te brengen. Zit je daarnaast met vragen, twijfels, nood aan meer info, dan staan we tot jouw beschikking langs onze hotline op lokalehelden@poppunt.be of 02 504 99 00.

Promomateriaal

In de aanloop naar het evenement krijg je, als je die kunt gebruiken, de nodige affiches opgestuurd waar je je eigen activiteit op kunt aankondigen en zo promo kunt voeren voor je evenement. Check ook de downloads op de promopagina!

Actieplan

Dit is een beknopte leidraad voor het hele project: we zetten de deadlines voor je op een rijtje, leggen je uit hoe je vi.be precies kunt inzetten, en geven je een eerste checklist mee voor de organisatie van een evenement. Onmisbaar bij je eerste meeting, quoi!

Extra downloads

Deze documenten komen aan bod in het actieplan en kunnen je helpen in de organisatie van je activiteit:

FAQ

Wie betaalt SABAM, wie niet en hoe werkt het?
Je betaalt enkel voor een publiek evenement. Organiseer je een privé-event voor familie, dan hoef je niets te betalen. Let op: van zodra je inkom vraagt, organiseer je een publiek evenement (zelfs indien er enkel familie aanwezig is), en ook een gratis evenement kan uiteraard publiek zijn.
SABAM betaal je voor live muziek én opgenomen muziek (dus het afspelen van muziek vanop CD, vinyl, computer ...). Je betaalt enkel en alleen als de muziek die je laat horen (live en/of opgenomen) behoort tot het SABAM-repertoire.

Concreet: als een artiest op jouw event enkel eigen nummers komt spelen (die niet geschreven zijn door leden van SABAM of een gelijkaardige vereniging in het buitenland), dan betaal je geen SABAM. Brengt die artiest (ook) covers die geschreven zijn door auteurs/componisten die wél bij SABAM (of een buitenlandse zustervereniging) zijn aangesloten, dan betaal je wél SABAM. Zelfde verhaal voor een dj: als die enkel muziek draait van auteurs/componisten die niet zijn aangesloten, dan betaal je geen SABAM.

Wil je op voorhand kunnen inschatten hoeveel je zult moeten betalen, gebruik dan zeker de tariefsimulator op de site van SABAM (‘Voor iedereen’ - ‘Muziek’ - ‘Evenementen’ - ‘Elicensing’).
Nog een belangrijke tip: de meeste cafés, jeugdhuizen, zalen,... hebben een jaarovereenkomst met SABAM waardoor je als organisator niet zelf meer hoeft te betalen. Als je zo’n locatie gebruikt voor je Lokale Helden-evenement, check dan zeker of er zo’n overeenkomst is!
Wie betaalt een billijke vergoeding, wie niet en hoe werkt het?
Je betaalt deze vergoeding enkel voor een publiek evenement. Organiseer je enkel iets voor familie, dan hoef je niets te betalen. Let op: van zodra je inkom vraagt, organiseer je sowieso een publiek evenement (zelfs als er enkel familie aanwezig is), en ook een gratis evenement kan uiteraard publiek zijn.

Billijke Vergoeding betaal je enkel voor opgenomen muziek. Concreet: speel je geen opgenomen muziek, dan betaal je ook geen Billijke Vergoeding. In tegenstelling tot SABAM betaal je zelfs als je opgenomen muziek draait die rechtenvrij is.
Wil je op voorhand kunnen inschatten hoeveel je zult moeten betalen, gebruik dan zeker de tariefsimulator op ikgebruikmuziek.be voor de Billijke Vergoeding (‘Evenement berekenen’).

Nog een belangrijke tip: de meeste cafés, jeugdhuizen, zalen,... hebben een jaarovereenkomst met SABAM en/of de Billijke Vergoeding, waardoor je als organisator niet zelf meer hoeft te betalen. Als je zo’n locatie gebruikt voor je Lokale Helden-evenement, check dan zeker of er zo’n overeenkomst is!
Hoe vind ik bands, dj’s of andere artiesten?
Ook in de zoektocht naar muzikaal talent staat Poppunt je bij: iedereen kan gebruik maken van vi.be, ons kansenplatform.

Je vindt er een overzicht van Vlaamse en Brusselse bands, solo-artiesten, dj’s en producers, van beginners tot bijna-pro’s. Je kan er op zoek naar jong talent om de dj-decks op je feest te bemannen, een concert te spelen, je kan een pop-, rockconcours of dj-contest organiseren, enz. Zit je lokaal talent nog niet op vi.be, aarzel dan vooral niet om hen de weg te wijzen!
                    
Het principe is eenvoudig: als je een podium hebt voor jong talent, dan kan je via een gebruiksvriendelijk formulier een vi.be-kans aanmaken. Je omschrijft wat je aanbiedt, welk soort artiest je zoekt (een band, solo-artiest, dj of producer) en in welke regio en genre(s). Geïnteresseerde artiesten kunnen zich dan kandidaat stellen door de info in te zenden die jij gevraagd hebt (bv. een paar songs, hun bio en contactgegevens). Op een afgeschermde pagina kan jij alle inzendingen beluisteren en beoordelen. Je kan zelfs andere mensen uitnodigen om je te helpen bij je keuze. Bovendien levert een vi.be-kans je een pak extra promotie op (er zijn meer dan 14.000 bands, dj’s, producers en solo-artiesten actief op vi.be!).
                    
Vi.be maakt het over de hele lijn makkelijker om nieuw talent op de juiste plekken te krijgen! Meer info en een pak voorbeelden vind je uiteraard op vi.be.
Hoe organiseer ik kleinschalig en zonder al te veel kosten?
Lokale Helden draait rond een podium bieden aan jouw lokale muzikale helden: in de living, de tuin, een garagebox, op een cafévloer, … alles kan! Jouw Lokale Helden-event hoeft zeker geen groots evenement te worden, integendeel. Er schuilt minstens evenveel kracht in een klein, intiem en gezellig evenement. Laat kosten als een geluidsinstallatie, lichten, security e.a. achterwege en bouw je woonkamer om tot de gezelligste akoestische concertzaal van het land; haal de vuurkorven uit de schuur en ga voor een tuinfeest met een band die op eigen versterkers speelt; ga op zoek naar jouw muzikale buren, laat ieder een act brengen en verenig je straat of buurt in het buurtcafé.

Cafés en jeugdhuizen zijn vaak voorzien van een eigen geluidsinstallatie en hebben niet zelden een jaarovereenkomst met SABAM, waardoor er geen aparte afrekening meer volgt. Informeer je zeker ook eens bij de lokale cultuur-, jeugd-, vrijetijdsdienst of het cultuurcentrum. Zij verhuren mogelijk ruimtes, materiaal, of kunnen jouw evenement helpen promoten.

Over promotie gesproken. Dat een Facebook-evenement meer bereik heeft dan een affiche aan het raam is al lang geen geheim meer. Check zeker onze tips rond hoe je sociale media best inzet. Wil je toch ook papieren drukwerk, dan hoef je dit niet zelf te bekostigen. Poppunt voorziet iedere organisator die zich aanmeldt van gratis affiches die je kan personaliseren voor jouw evenement.

Succes! En onthoud: less is (sometimes) more!
Extra inkomsten nodig? Hoe financier ik mijn evenement?
Inkom
Afhankelijk van wat je plant te doen, kan het vragen van een toegangsprijs natuurlijk voor extra inkomsten zorgen. Hou wel rekening met de line-up, die veelal uit kleinere lokale artiesten zal bestaan, en het achterliggende doel: mensen op de been brengen, hen de kans geven jou en het lokaal talent te ontdekken. Hou de drempel met andere woorden laag.

Drank en eten
Drank- en eetverkoop kan één van je belangrijkste inkomstenbronnen zijn. Denk daarbij ook zeker aan:
  • Sponsoring in natura. Voor een plaatselijke drankcentrale, brouwer of supermarkt is het schenken van een paar bakken bier of dozen hamburgers geen al te grote kost, en voor jouw feest kan het een verschil tussen winst of verlies betekenen (lees in het actieplan meer over sponsoring).
  • Of wat denk je van een creatieve variant op de klassieke toog. Richt een jeneverkot, cocktail- of cavabar in, een kleine extra die voor een pak meer opbrengsten kan zorgen (denk dan ook aan de nodige vergunningen, zie actieplan).
  • Of steek zelf een hamburgerkraam ineen.
Sponsoring & subsidie
Om de kans op een financiële kater te verkleinen, kan je ook op zoek gaan naar subsidies en/of sponsoring:
  • Ga zeker eens langs bij je cultuur- of jeugddienst, zij kunnen je de weg wijzen naar interessante financiële of logistieke steun.
  • Op lokalehelden.be/tips-and-tools vind je onder ‘financieel’ meer info en tools om financiële steun te vinden.
  • Wat sponsoring betreft draagt harde cash waarschijnlijk je voorkeur weg; toch is het vaak makkelijker om sponsoring in natura vast te krijgen. En gratis materiaal, drank of korting in ruil voor promotie kunnen je al een heel eind op weg helpen. In het actieplan vind je tips over wie je wanneer en hoe kunt aanspreken.
  • Afhankelijk van de schaal van je evenement en de grootte van je vraag, kan het opstellen van een sponsordossier een goed idee zijn. Het toont dat het je menens is, dat je professioneel te werk gaat, waardoor je sneller het vertrouwen kan winnen van een sponsor. Bij de tips & tools op de site vind je een aanzet voor zo’n dossier.
Hoe promoot ik mijn evenement?
Sociale media zijn een makkelijke en goedkope manier om een potentieel groot publiek te bereiken. Hulp nodig? Download de korte gids bij onze tips & tools om je op weg te helpen!

Eens je beslist hebt om aan de slag te gaan met je lokale helden, kan je ook rekenen op de steun van Poppunt voor de promo. Als je jouw activiteit hebt geregistreerd (op lokalehelden.be) krijg je de nodige -zelf te personaliseren- affiches opgestuurd en maak je deel uit van onze nationale campagne. Je activiteit krijgt een plaats op de website, en Poppunt brengt in april het hele project onder de aandacht langs nationale pers en advertenties.

Daarnaast is het natuurlijk de bedoeling dat je je eigen activiteit onder de aandacht brengt. De communicatie en promotie van je activiteit is -afhankelijk van de aard- even belangrijk als de artistieke programmatie. Denk daarbij op voorhand goed na over je communicatieplan (wanneer ga je langs welke kanalen communiceren, welke deadlines moet je daarvoor respecteren) en je communicatiemix (met welke kanalen bereik je je doelgroep het best, is de mix divers genoeg). Een aanzet hiervoor kan je terugvinden in ons actieplan.
Waarop moet ik letten bij drukwerk?
Wanneer je beslist om zelf affiches en flyers te laten drukken, let er dan zeker op dat alle nodige informatie op je drukwerk staat. De meest logische zaken worden vaak het makkelijkst over het hoofd gezien. Wat moet je zeker vermelden?
  • Datum (27 april 2018)
  • Aanvangsuur (+ eventueel startuur van de eerste artiest)
  • Prijs (inkomprijs of gratis)
  • Locatie en/of adres
  • Line-up (welke artiesten treden op?)
  • Logo van jouw sponsors
  • Naam van de organisator(en)
  • Verantwoordelijke uitgever (Je bent verplicht om een verantwoordelijke uitgever (vu) te vermelden op alle drukwerk (affiches, flyers,...). Concreet vermeld je de naam en het adres van de verantwoordelijke uitgever. Dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Je gebruikt het domicilieadres en niet het adres van de organisatie of vzw.)
  • Wanneer je flyers verspreidt, ben je verplicht de zin ’verboden op de openbare weg te werpen’ op je drukwerk te zetten.
Waarom gebruik ik de hashtag #lokalehelden?
Download onze korte sociale media-gids op de site voor meer hierover.

Als je tijdens de voorbereidingen van jouw event de hashtag #lokalehelden gebruikt op sociale media, ziet het communicatieteam van Poppunt dit en geniet je mee van alle extra buzz die we rond het project creëren.

Op 27 april 2018 wordt lokalehelden.be overgenomen door een sociale media-wall waar jij aan kunt bijdragen. Laat jouw Lokale Helden shinen door #lokalehelden te gebruiken op Facebook, Instagram of Twitter!
Waar vind ik een podium en een geluidsinstallatie?
Heeft jouw concept nood aan een podium en/of een geluidsinstallatie, dan zijn er verschillende opties:
  • Met Lokale Helden willen we lokale samenwerkingen stimuleren, samenwerkingen die er ook voor kunnen zorgen dat je podium en geluid eigenlijk geen geld hoeven te kosten. Heb je geen podium, dan wil de plaatselijke scouts misschien wel iets in elkaar sjorren? Misschien wil het cultuurcentrum of andere zaal jouw activiteit wel over de vloer? Of kan je elders, met of zonder podium, een goeie locatie inpalmen? Op lokalehelden.be vind je onder inspiratie alvast enkele cases die je aan het denken kunnen zetten. Zorg er wel steeds voor dat het podium stevig en veilig is. En organiseer je iets in openlucht zorg je ook voor een overkapping zodat er geen kans bestaat op nat materiaal!
  • Vaak heeft de gemeente of de provincie een uitleendienst die jou kan verder helpen om een podium en geluidsinstallatie gefikst te krijgen.
  • Er zijn in België meer dan genoeg kleine PA-bedrijfjes te vinden die je kan inschakelen. Misschien willen ze wel sponsoren?
  • Sommige bands kunnen zelf voor de nodige versterking zorgen en met een beetje handigheid en creativiteit kan je ook zelf een podium bouwen.
Hoe kan de gemeente mij ondersteunen?
  • Financiële ondersteuning: ga zeker langs bij je cultuur- of jeugddienst, zij kunnen je de weg wijzen naar interessante financiële of logistieke steun.
  • Materiële ondersteuning: vaak heeft de gemeente een uitleendienst die jou kan verder helpen een event op poten te zetten. Dit kan gaan van een podium en geluidsinstallatie, tot hekken of aanhangwagens.
  • Promotionele ondersteuning: pols bij de gemeente hoe je in het infoblad van de gemeente terecht kunt komen met jouw event. Bekijk ook zeker de verschillende plekken en mogelijkheden waar je
  • kan plakken of waar je reclameborden kunt zetten
Hoe neem ik deel als artiest?
Zit je zelf in een band, ben je dj, solo-artiest, producer of een andere geluidskunstenaar en wil je op vrijdag 27 april 2018 graag één van de lokale helden zijn op een affiche in de buurt? Dan kan dat op ruwweg drie manieren.
  • Je organiseert simpelweg zelf iets, al dan niet met bevriende organisatoren, bands of dj's. Iedereen die muziek en z’n lokale scene een warm hart toedraagt kan Lokale Helden immers mee organiseren. De enige voorwaarde is dat je werkt met lokale artiesten en dat je dat doet op 27 april 2018.
  • Je spreekt je favoriete speelplek aan met de vraag of ze meedoen aan Lokale Helden en of er plaats is voor jou op de affiche. Indien niet kan je natuurlijk bekijken of er interesse is om samen iets te organiseren. Spreek ook je cultuur- en jeugddienst aan en vraag hen wat er op 27 april 2018 in je gemeente gepland staat, misschien kan je je wel bij een bestaand initiatief aansluiten?
  • Verschillende Lokale Helden-organisatoren zijn op zoek naar lokaal talent om op 27 april 2018 hun kunnen te tonen. Hou Poppunts kansenplatform vi.be en deze site in de gaten. Wanneer organisatoren een oproep lanceren, dan vind je die ook hier terug. Staat jouw oproep er niet tussen, meld het ons dan op lokalehelden@poppunt.be!
Hoe bereik ik diverse doelgroepen?
Dat muziek een universele taal is, is niks nieuws. Lokale Helden is dan ook de gelegenheid bij uitstek om die mensen te bereiken die je doorgaans niet bereikt. Nodig de hele buurt uit voor een tuin- of straatfeest, doe onverwachtse dingen met bestaande locaties of pak uit met compleet nieuwe samenwerkingen op een plaats waar niemand die verwacht. Maar ook: zet een samenwerking op met een Turkse vzw, een OKAN- school, een FMDO-organisatie, een vluchtelingencentrum ...

Gebruik die universele taal m.a.w. ook om op diversiteit in te zetten en ga op zoek naar de muzikanten in alle mogelijke genres uit alle hoeken van de wereld – in je buurt. Weet je niet waar je moet beginnen: kom gerust bij Poppunt aankloppen!
Moet ik als organisator verzekerd zijn of bepaalde vergunningen hebben?
Er bestaan ontelbaar veel soorten verzekeringen voor organisatoren van een evenement. Burgerlijke aansprakelijkheid, brandverzekering, contractuele aansprakelijkheid, tot zelfs een ‘polis slecht weer’ of een ‘verzekering alle risico’s’. Het spreekt voor zich dat sommige verzekeringen erg duur zijn of zelfs volledig overbodig voor kleinschalige evenementen. Maak dus vooral een goeie afweging en informeer je goed (bv. in onze brochure ‘Concerten, fuiven, festivals organiseren. Een praktische gids.’ te vinden op de Poppunt-site onder ‘advies – themapublicaties’ of in boekvorm bestellen op shop.poppunt.be.)

Om bier of wijn te schenken, heb je geen vergunning meer nodig, maar voor sterkedranken wel. Check de voorwaarden bij je gemeente! Er bestaan nog tal van andere vergunningen, zoals o.a. voor eetwaren, reclame langs de openbare weg, enz. Ook daar weet je gemeente je veel meer over te vertellen.
Op welke manier soigneer/vergoed ik als organisator de artiesten?
De voorwaarde voor een goed optreden is een gelukkige artiest. Enerzijds hangt dat samen met een goeie opkomst, maak dus werk van je promo, maar denk ook aan de hospitality! Dat heeft niks met medische aangelegenheden te maken, maar des te meer met de manier waarop je met je artiesten omgaat, en die kan heel bepalend zijn voor de algemene feel van je activiteit. Je kan het hele gebeuren op verschillende manieren aangenamer maken voor een artiest:
  • Het begint met voor de hand liggende dingen zoals eten en drinken en een plek waar de groep zich rustig kan voorbereiden op hun optreden. Kleine zaken die net dat beetje extra moeite vragen, maar absoluut een wereld van verschil maken. Heb je een backstage? Probeer die dan gezellig aan te kleden.
  • Bekijk met de artiesten op voorhand de technische kant van de zaak, zorg ervoor dat zij weten waar ze zich qua locatie en aanwezige techniek aan mogen verwachten.
  • Voorzie iemand die zich over de groep ontfermt, die de weg wijst bij aankomst, hen op het juiste tijdstip op de juiste plaats krijgt en eventuele problemen of extra vragen opvangt.
  • Zorg voor een passende vergoeding voor de artiesten die komen optreden. Meestal gebeurt dit via de kleine vergoedingsregeling (KVR), voor (semi-)professionele artiesten zal dit via facturatie of via een sociaal bureau voor kunstenaars. Meer informatie over de KVR en andere vergoedingsregelingen vind je terug in onze brochure ‘Concerten, fuiven, festivals organiseren. Een praktische gids’, te vinden op de Poppunt-site onder ‘advies – themapublicaties’ of in boekvorm op shop.poppunt.be.
Poppunt?
Poppunt vzw, organisator van Lokale Helden, is het aanspreekpunt voor alle muzikanten, dj’s en producers in Vlaanderen. We zorgen voor info en advies; van tips & tricks bij de aankoop van je eerste instrument of bouw van een repetitiekot tot zakelijk advies rond auteursrechten, het uitbrengen van een eerste plaat, geld verdienen als artiest, enz.

Daarnaast zorgen we met ons kansenplatform vi.be voor podium- en mediakansen  voor onze doelgroep; van beginners tot bijna-pro’s, iedereen kan er een profiel aanmaken en op grote en kleine festivals, clubs, concoursen, radiostations, enz. belanden.

We schreven samen met Formaat en Fuifpunt ook de themapublicatie ‘Concerten, fuiven, festivals organiseren. Een praktische gids.’, online te raadplegen op de Poppunt-site onder ‘advies – themapublicaties’ of in boekvorm bestellen op shop.poppunt.be. Zit je m.a.w. met vragen rond deze thema’s, dan kan je altijd bij ons terecht. Je vindt alvast heel wat duidelijke info op poppunt.be (onder ‘advies’). Staat daar niet wat je zoekt, dan kan je beroep doen op onze popadviseur op popadvies@poppunt.be of 02 504 99 00.
                    
Voor vragen over Lokale Helden kan je hetzelfde nummer bellen, of mailen naar lokalehelden@poppunt.be.

Financieel

Afhankelijk van wat je van plan bent te organiseren, kan het interessant zijn om aan extra inkomsten te denken. Naast het vragen van inkom of het zoeken naar sponsoring in natura of geld (meer daarover in het actieplan) kom je misschien ook in aanmerking voor andere financiële steun.

Zo kan Cera projectsteun bieden of misschien is een crowdfundingcampagne wel een goed idee? Ga zeker ook eens aankloppen bij je eigen stad of gemeente. Misschien zijn er wel interessante subsidiekanalen waar je aanspraak op kunt maken of liggen en mogelijkheden voor logistieke steun. Je cultuur- of jeugddienst kan je hier zeker mee verder helpen!

Op zoek naar een aanzet voor je begroting of een sponsordossier? Check dan zeker deze downloads uit het actieplan:

Promomateriaal

Meld je je tijdig aan met je Lokale Helden-initiatief, dan maak je ook automatisch deel uit van de nationale promocampagne die Poppunt rond het hele project voert (live uitzending op Studio Brussel, bijlage in De Standaard, persberichten, advertenties,...).

Daarnaast is het natuurlijk de bedoeling dat je je eigen activiteit onder de aandacht brengt. Deze downloads kunnen van pas komen in de communicatie rond je activiteit: